Raivo Ruuslepa sõnul on dokument ettevõttes tegevusi ja otsuseid sisaldav informatsiooni kogum. See on tõend, mis tagab ettevõtte õigusi ning fikseerib kohustused. Lisaks on see kasulik ka ettevõtte usaldusväärsusele ning muudab kliendi ja firma vahelise suhtluse sõbralikuks. Korras dokumendid muudavad ettevõtte töö usaldusväärseks ja läbipaistvaks, dokumendid on ettevõtte mälu.
Dokumenteerimiseks on palju erinevaid viise-kliendi intervjuud salvestada, paberile oluliste punktide üleskirjutamine, digitaalselt dokumenteerimine jms. Dokumentatsioon peaks sisaldama nõudeid veebilehele nagu:
• funktsionaalsed nõuded (functional requirements) – mida loodav veebileht või
veebirakendus peab tegema;
• andmete nõuded (data requirements) – milliseid andmeid loodav süsteem vajab,
kasutab;
• kasutuskõlbulikkuse nõuded (usability requirements) – puudutavad tulevasi
kasutajaid, nende eeldatavaid kogemusi ja oskusi, millele süsteem peab vastama.
Kui nõuded ja analüüs on tehtud peaks tulemuseks olema spetsifikatsioon ehk dokumentatsioon, kuhu on pandud kirja kõik nõuded, tingimused ning loodava veebilehe kirjeldus. Rinde A.
Kui dokumentatsioon on tehtud on oluline seda ka kliendiga jagada. Lihtsaim viis tänapäeval on kasutada mõnda pilveteenust nagu Google Drive, Dropbox, Sharepoint jms. Kliendisõbralikum on ilmselt Google Drive, kuna seal saab dokumendile ka komentaare lisada, kui näiteks kohtumisel jäi midagi märkimata. Lisaks on lihtsamaid punkte hea arutada ka emaili teel.
Kasutatud materjal:
Ruusalepp R (12.detsember 2003). Digitaalne dokumendihaldus ja arhiveerimine. Loetud aadressil: http://www.sekretar.ee/uudised/2003/12/12/digitaalne-dokumendihaldus-ja-arhiveerimine
Rinde A (kuupäev puudub). Veebi Elutsükkel. Loetud aadressil: http://www.cs.tlu.ee/~rinde/www_materjal/veebi_elutsykkel.pdf
Kristel's blog 